ЮЖНЫЙ ФИЛИАЛ
НАЦИОНАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ БИОРЕСУРСОВ И ПРИРОДОПОЛЬЗОВАНИЯ УКРАИНЫ
«КРЫМСКИЙ АГРОТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Кафедра информационных систем и компьютерной техники
ОТЧЕТ О выполнении самостоятельной работы по Microsoft Access На тему «Журнал учёта командировочных поручений»
Выполнила:
студентка 4 курса
Экономического факультета
группы МО-42.1
Симферополь, 2009 г.
Журнал учёта командировочных поручений
Цель данной работы:
- освоить основные принципы разработки баз данных.
Задание:
- выполнить проектируемые базы данных журнала учёта командировочных поручений.
1.Постановка задачи
Журнал учёта командировочных поручений предназначен для хранения и доступа к информации о выполнении командировочных поручений.
Журнал учёта состоит из следующих сведений представляющих интерес:
- информация о сотрудниках;
- информация о документации;
- информация о должностях;
- информация о пунктах назначениях;
- информация об образовании.
2.Анализ документооборота:
Все сведения, представляющие интерес, можно разделить на две группы: 1) сведения о сотрудниках; 2) сведения о пунктах назначения. К условно постоянной информации о сотрудниках можно отнести: таблица данных об образовании и таблица данных о должностях. Условно постоянная информация о сотрудниках: код сотрудника, фамилия, имя, отчество, паспортные данные, должность, идентификационный код, адрес, телефон.
В сведеньях о пунктах назначения относится таблица о документации, которая включает следующие данные:
- код документа;
- название документа;
- кем подписан;
- дата подписки;
- код пункта;
- код должности;
- код сотрудника;
-стоимость дорожных затрат;
- суточные расходы;
- срок командировки;
- дата отправки;
- дата возврата;
- оклад;
- стаж работы.
Таблица «О пунктах назначения» содержит сведенья о коде пункта назначения, название организации, адрес, фамилия клиента, контактный телефон.
Создание таблиц и схемы данных
Для создания базы данных по журналу командировочных поручений были созданы следующие таблицы:
1.Таблица «Сотрудники» - отражает личные донные о сотрудниках фирмы.
2.Таблица «Пункт назначения» - отражает данные об организациях.
3.Таблица «Документация» - отражает данные о расходах каждого сотрудника, о датах отправки и возврата, об окладах.
4.Таблица «Образование» - содержит основную информацию об образовании каждого сотрудника.
5.Таблица «Должность» - содержит информацию о должностях в фирме.
Вся вышеизложенная информация сводится в общую схему данных, представленную ниже.
Схема данных
Данные о сотрудниках представлены в таком виде:
Данные о документации представлены так:
Данные о должностях представлены так:
Данные о пунктах назначения представлены так:
Запросы
Запросы к базе данных можно создавать на основании одной или нескольких связанных таблиц.
Спроектированная база данных позволяет осуществлять 2 вида запросов:
- командировочные поручения на конкретного сотрудника;
- командировочные поручения для конкретного подразделения;
Формы
После создания таблицы запросов были созданы формы, которые могут отражать информацию как таблиц, так запросов.
Для каждой таблицы была создана простая форма для ввода данных.
Все запросы, формы и отчеты сведены в главную кнопочную форму, которая состоит из вкладок и имеет следующий вид:
Вкладка «Таблицы»
Вкладка «Запросы»
Вкладка «Формы»
Вкладка «Отчеты»
Для ввода данных в таблицы были созданы соответствующие формы.
Форма «Сотрудники»
Форма «Документация»
Форма «Пункт назначения»
Отчет
Отчеты очень удобны для выборки и представления интересующих пользователя данных, их можно использовать как учетную информацию.
В журнале отчёта командировочных подразделений составлен финансовый отчёт по данному командировочному поручению.
