Практичне заняття № 9 (2 год.)
Тема: «Сумісна робота та обмін даними між програмами пакета Ms Office. Розпізнавання текстової, табличної та графічної інформації за допомогою пакету ABBY Fine Reader»
Мета: Опанувати технологію сумісної роботи та обмін між програмами. Навчитись розпізнавати текстову, табличну та графічну інформацію за допомогою пакету ABBY Fine Reader
Завдання 1. Відкрити наданий документ Excel, отримати данні з бази даних. Перевірити які можна отримати зовнішні данні, для книги Excel.
Завдання 2. Відкрити документ (базу даних Access) зробити імпорт в Excel,
Завдання 3. Обравши свій варіант розпізнати інформацію різного типу
Теоретичні відомості:
Обмін даними. Що стосовно пакету MS Office, проблем при імпорті та експорті даних з Word та Excel не викликає затруднень, розглянемо питання імпорту та експорту з БД Access.
Існують різні способи передачі даних з однієї бази даних Access в іншу. Найбільш простим з них є копіювання й вставка даних, однак імпорт і зв'язування даних забезпечують більше широкі можливості керування переданими даними й способами їхнього перенесення в кінцеву базу даних.
У процесі імпорту даних з іншої бази даних Access у кінцевій базі автоматично створюється копія даних або об'єктів без зміни даних джерела. Під час операції імпорту можна вибирати об'єкти для копіювання, управляти параметрами імпорту таблиць і запитів, указувати, чи належні імпортуватися зв'язку між таблицями, і т. д.
Звичайні сценарії імпорту даних або об'єктів з бази даних Access.
Звичайно імпорт даних здійснюють за наступними причинами:
§ Дві бази даних можна об'єднати, копіюючи всі об'єкти однієї бази даних в іншу. У ході імпорту можна за одну операцію скопіювати в іншу базу дані всієї таблиці, запити, форми, звіти, макроси й модулі, а також зв'язки таблиць.
§ Можна створити кілька таблиць аналогічних таблицям, які існують в іншій базі даних. Копіювати можна таблицю цілком або тільки визначення таблиці, щоб не створювати структуру таблиць вручну. Якщо імпортується тільки визначення таблиці, буде створена порожня таблиця. Інакше кажучи, у кінцеву базу даних копіюються тільки поля й властивості полів - самі дані таблиці не копіюються. Ще одною перевагою імпорту в порівнянні з операцією копіювання й вставки є можливість імпорту зв'язків між таблицями разом з імпортом самих таблиць.
§ Може знадобитися скопіювати в іншу базу даних набір зв'язаних об'єктів (наприклад, скопіювати таблицю «Співробітники» і форму «Співробітники»). Імпорт дозволяє в одній операції скопіювати об'єкт і всі пов'язані з ним об'єкти в іншу базу даних.
Звичайні сценарії створення зв'язку з таблицею бази даних Access
Зв'язування даних проводять у наступних випадках:
- В організації використовується кілька баз даних Access, однак дані деяких таблиць, наприклад таблиці «Співробітники», повинні бути загальними в різних базах даних. Замість дублювання таблиці в кожній базі даних можна зберігати її в одній базі даних і створити зв'язки з нею з інших баз даних. Робочим групам або відділам потрібно додавати дані в базу даних організації й використовувати їх, але структура таблиць у базі дані організації повинна змінюватися централізовано.
Імпорт даних з бази даних Microsoft Access
У процесі імпорту даних виконуються наступні основні кроки:
- підготовка до операції імпорту; запуск майстра імпорту; при необхідності збереження параметрів імпорту як специфікація для подальшого використання.
Наступні покрокові інструкції пояснюють виконання кожного з дій.
Підготовка до імпорту
1. Знайдіть вихідну базу даних і визначьте об'єкти, які потрібно імпортувати.
Якщо формат вихідного файлу MDB або ACCDB, можна імпортувати таблиці, запити, форми, звіти, макроси й модулі. Якщо формат вихідного файлу MDE або ACCDE, можливий імпорт тільки таблиць.
2. Імпортуючи дані з бази даних Access у перший раз, можна скористатися деякими корисними порадами з наведеної нижче таблиці.
|
Елемент |
Опис |
|
Кілька об'єктів |
За одну операцію імпорту можна імпортувати кілька об'єктів. |
|
Новий об'єкт |
У процесі кожної операції імпорту в кінцевій базі даних створюється новий об'єкт. Перезаписування існуючого об'єкта або додавання записів у наявну таблицю за допомогою операції імпорту неможливо. |
|
Імпорт зв'язаної таблиці |
Якщо таблиця-джерело (наприклад, «Співробітники1» у базі даних «Продажу») фактично є зв'язаною таблицею (таблицею, що пов'язана з таблицею «Співробітники» у базі даних «Відомість»), що є текущею операція імпорту заміняється операцією зв'язування. По закінченні операції буде відображатися зв'язана таблиця (наприклад, з ім'ям «Співробітники1»), що пов'язана з вихідною таблицею-джерелом («Співробітники» у базі даних «Відомість»). |
|
Пропуск полів і записів |
Під час імпорту даних з таблиці або запиту пропуск частини полів або записів заборонений. Однак якщо які-небудь записи в таблиці імпортувати не потрібно, можна імпортувати тільки визначення таблиці. |
|
Зв'язки |
Дозволяється імпортувати зв'язки між вихідними таблицями. |
|
Визначення таблиці |
Можна імпортувати всю таблицю або тільки визначення таблиці. Коли імпортується тільки визначення, автоматично створюється таблиця, що має такі ж поля, як і у вихідній таблиці, але не містить даних. |
|
Об'єкти джерел записів |
У процесі імпорту запиту, форми або звіту базові джерела записів не імпортуються автоматично. Варто імпортувати всі базові джерела записів, інакше запит, форма або звіт працювати не буде. |
|
Поля підстановок |
Якщо поле в таблиці-джерелі служить для підстановки значень із іншої таблиці або запиту, необхідно імпортувати зв'язану таблицю або запит, якщо потрібно, щоб у кінцевому полі відображалися значення підстановок. Якщо імпорт зв'язаної таблиці або запиту виконаний не буде, у кінцевому полі будуть відображатися тільки коди підстановок. |
|
Підлеглі форми й звіти |
Під час імпорту форми або звіту включені підлеглі форми або звіти автоматично не імпортуються. Необхідно імпортувати кожну підлеглу форму й кожний підлеглий звіт, а також їхні базові джерела записів, щоб робота форми або звіту в кінцевій базі даних стала можливої. |
|
Запити |
Запит може бути імпортований як запит або як таблицю. Якщо запит імпортується як запит, необхідно імпортувати базові таблиці. |
3. Закрийте вихідну базу даних. Переконаєтеся, що ніхто з користувачів не відкрив її в монопольному режимі.
4. Відкрийте кінцеву базу даних. Переконайтесь, що вона на є доступною тільки для читання, та ви маєте всі необхідні дозволи на додавання об’єктів та даних в цю базу даних.
Імпорт даних
1. На вкладці Внешние данные в групі Импорт виберіть команду Access.
2. У текстовому полі Имя файла введіть ім'я вихідної бази даних або натисніть кнопку Обзор, щоб вивести на екран діалогове вікно Открытие файла.
3. У діалоговому вікні Импорт объектов відкрийте кожну вкладку й виділіть необхідні об'єкти. Щоб скасувати виділення об'єкта, клацніть його ще раз.
4. Щоб указати додаткові параметри, натисніть кнопку Параметры.
У наведеній нижче таблиці описано, який вплив кожний параметр робить на результати операції.
|
Елемент |
Опис |
|
Прапорець Связи |
Установлюється, щоб імпортувати зв'язкок між обраними таблицями. |
|
Прапорець меню и панели |
Установлюється, щоб імпортувати користувальницькі меню й панелі інструментів, наявні у вихідній базі даних. Меню й панелі інструментів відображаються на вкладці Надстройки. |
|
Прапорець спецификации |
Установлюється, щоб імпортувати специфікації імпорту й експорту, наявні у вихідній базі даних. |
|
Прапорець Группы области переходов |
Установлюється, щоб імпортувати користувальницькі групи в області переходів, наявні у вихідній базі даних. |
|
Перемикач структура и данные |
Установлюється, щоб імпортувати структуру й дані всіх виділених таблиць. |
|
Перемикач только структура |
Установлюється, щоб імпортувати тільки поля в обраних таблицях. Вихідні записи при цьому не імпортуються. |
|
Перемикач как запросов |
Установлюється, щоб імпортувати виділені запити у вигляді запитів. У цьому випадку варто пам'ятати, що разом із запитами необхідно імпортувати всі базові таблиці. |
|
Перемикач как таблиц |
Установлюється, щоб імпортувати запити у вигляді таблиць. У цьому випадку базові таблиці імпортувати не потрібно. |
6. Натисніть кнопку ОК, щоб завершити операцію.
Програма Access копіює дані й при виявленні яких-небудь проблем виводить повідомлення про помилки. Якщо операція імпорту даних виконана успішно, на останній сторінці майстра можна зберегти відомості про дану операцію у вигляді специфікації імпорту для подальшого використання.
Пакет ABBY Fine Reader
Процес введення документів у комп'ютер складається із чотирьох етапів: сканування, розпізнавання, перевірка й збереження результатів розпізнавання. Для того щоб швидко розпізнати документ, просто натиснувши одну кнопку, скористайтеся сценарієм ABBYY FineReader, командою Сканировать и распознать або Открыть и распознать або запустите Мастер Scan&Read, що допоможе вам вибрати настроювання й обробити документ.
Розпізнавання паперових документів
Переконаєтеся в тім, що ваш сканер включений.
Увага! Багато моделей сканера необхідно включати до включення комп'ютера. Вставте в сканер сторінку, яку ви хочете розпізнати. Натисніть на стрілку праворуч від кнопки Scan&Read, і в локальному меню, що відкрився, виберіть один з пунктів:
|
|
· Мастер Scan&Read запускає спеціальний режим сканування й розпізнавання, під час якого система підказує користувачеві, що треба робити, щоб одержати той або інший результат. · Сканировать и распознать дозволяє отсканувати паперовий документ і розпізнати отримане зображення. · Сканировать в PDF дозволяє отсканувати паперовий документ, розпізнати отримане зображення й передати розпізнаний текст у новий документ Adobe Acrobat/Reader. · Сканировать в Word дозволяє отсканувати паперовий документ, розпізнати отримане зображення й передати розпізнаний текст у новий документ Microsoft Word. |
Обробка файлів зображень й PDF документів
Ви також можете відкрити файл зображення (або PDF файл) і розпізнати його за допомогою команд локального меню кнопки Scan&Read:
· Открыть и распознать дозволяє відкрити файл зображення або PDF документ і розпізнати його.
· PDF/изображение в Word дозволяє відкрити файл зображення або PDF документ, розпізнати зображення й передати розпізнаний текст у новий документ Microsoft Word.