Практическая работа №14
Тема занятия: Связь базы данных Access с другими приложениями Office.
Цель занятия: Научиться использовать средства обработки данных Access совместно с другими приложениями Office.
План занятия:
1. Перенос объектов из одной базы данных Access в другую.
2. Внедрение табличных данных в таблицы базы данных Access.
3. Создание запросов на выборку данных из базы данных Access в MS Excel.
1. Перенос объектов из одной базы данных Access в другую.
Предположим, что существует некая база данных, в которой необходимо создать таблицу «Клиенты» содержащую такие поля:
|
Имя поля |
Тип данных |
|
Код клиента |
Счетчик (ключевое) |
|
Фамилия |
Текстовый |
|
Имя |
Текстовый |
|
Отчество |
Текстовый |
|
Адрес |
Текстовый |
|
Телефон |
Текстовый |
В принципе для решения поставленной задачи мы можем использовать два способа. Первый способ предусматривает создание данной таблицы вручную, а второй способ предполагает внедрение такой же таблицы из другой базы данных. Первый способ нами уже рассматривался, поэтому решим поставленную проблему способом номер два.
• Создайте новую базу данных и сохраните ее в своей папке.
• Откройте базу данных торгового предприятия.
• В Окне базы данных перейдите на вкладку Таблицы и выделите таблицу «Клиенты».
• Выберите Меню Файл→Экспорт…
• В окне Экспорт объекта: Укажите путь к только что созданной базе данных, нажмите кнопку Экспорт.
• В появившемся окне Экспорт Установите переключатель на Только структура, Нажмите ОК.
• Проверьте результат экспорта данных.
Задание: Самостоятельно экспортируйте таблицу «Сотрудники».
2. Внедрение табличных данных в таблицы базы данных Access.
Предположим, что до создания базы данных торгового предприятия, весь анализ и учет данных проводился в электронной таблице Excel. В таблице Excel находится более 20 наименований единиц измерения товаров. Вбивать вручную все 20 наименований не эффективно, поэтому импортируем эти данные с помощью средств MS Access.
• Создайте таблицу Excel показанную на рисунке 1.1.
• Откройте базу данных торгового предприятия.
• Выполните Меню файл→Внешние данные→Импорт…
• В окне Импорт данных в поле Тип файлов Выберите Microsoft Excel, укажите путь к таблице Excel созданную вами при выполнении пункта №1. Нажмите кнопку Импорт.
• В окне Импорт электронной таблицы Установите галочку напротив Первая строка содержит заголовки столбцов, нажмите Далее.
• В следующем окне мастера установите переключатель В существующей таблице И в списке таблиц выберите таблицу «Единицы измерения». Нажмите Далее, а затем Готово.
• Проверьте выполнение импорта данных.
Рис.1.1. Таблица «Единицы измерения».
3. Создание запросов на выборку данных из базы данных Access в MS Excel.
• Запустите Excel.
• Выполните Меню Данные→Импорт внешних данных→Создать запрос…
• В окне Выбор источника данных Выберите База данных MS Access, Нажмите ОК.
• В окне Выбор базы данных Укажите путь к файлу вашей базы и нажмите ОК.
• 
Теперь отберем все поля из таблицы «Заказы» кроме поля Код заказа.
• Нажмите Далее.
• В следующем окне можно установить условия отбора для выбранных полей. Установите условия отбора для поля Количество Больше 5. Нажмите Далее.
• В следующем окне нажмите Далее.
• Установите переключатель на Вернуть данные в Microsoft Excel. Нажмите Готово.
• В окне Импорт Данных Укажите диапазон ячеек в который будут помещены данные и нажмите ОК.
• Просмотрите результат выполнения данного запроса.
Задание: Самостоятельно создайте запрос позволяющий вывести такие данные: Фамилия, Имя, Отчество сотрудника его должность и процентная ставка.
Контрольные вопросы:
Каким способом можно перемещать объекты базы данных из одной в другую? Что такое Экспорт данных? В чем заключается смысл импорта данных?
Вывод: В данной работе были рассмотрены основные способы импорта и экспорта данных из одних приложений MS Office в другие.