Лекции по информатике
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Рейтинг 0.00 (0 Голоса)

Лекция на тему: Отчеты

1. Основные сведения об отчетах.

2. Средства СУБД MS Access для создания отчетов.

3. Создание отчета в режиме Конструктор.

3.1. Настройка параметров страницы отчета

3.2. Структура отчета

3.3. Форматирование отчета

Для получения печатного документа в СУБД MS Access предусмотрено несколько возможностей:

- печать таблицы в режиме таблицы (вывод всех записей или записей удовлетворяющих условиям фильтрации в табличном виде);

- печать набора записей запроса в режиме таблицы;

- печать формы в режиме формы или в режиме таблицы;

- печать отчета.

1. Основные сведения об отчетах

Отчет – настраиваемое диалоговое окно, позволяющее организовать форматированное представление данных, предназначенное для вывода на экран, принтер или в файл. В СУБД MS Access отчеты являются объектами базы данных.

Отчеты представляют собой наилучшее средство для представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими средствами вывода данных на печать, отчеты обладают 2-мя принципиальными преимуществами:

– предоставляют широкие возможности для группировки, сортировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов записей (вычисления можно производить в разрезе группы, нескольких групп и по отчету в целом);

– позволяют осуществлять вывод данных в виде, приближенном к стандартным бланкам документов.

Этапы создания отчета.

На первом этапе разрабатывается на бумаге макет будущего отчета. При этом, указывается: из какой таблицы или запроса необходимо отображать данные, определяются уровни группировки и сортировки данных, какие поля должны быть представлены в отчете и какие элементы управления будут использовать для отображения данных, нужны ли вычисляемые поля, какие графические элементы будут использоваться для придания отчету профессионального вида.

На следующем этапе происходит конструирование отчета средствами СУБД.

2. Средства СУБД MS Access для создания отчета

Для создания нового отчета в СУБД MS Access необходимо перейти в окне базы данных на вкладку Отчеты и щелкнуть по кнопке Создать. В появившемся диалоговом окне Новый отчет (рис.10.1) выбрать средство создания отчета.

Все средства, перечисленные в списке диалогового окна Новый отчет, можно разделить на три основные группы:

– средства автоматического создания отчетов (Автоотчет: в столбец, Автоотчет: ленточный);

– мастера создания отчетов (Мастер отчетов, Мастер диаграмм и Почтовые наклейки);

– конструктор создания отчетов.

Диалоговое окно Новый отчет

Рис.10.1. Диалоговое окно Новый отчет

Средства автоматического создания отчетов позволяют на основе выбранного источника данных: таблицы или запроса, создать отчет соответствующего вида.

Мастера создания отчетов позволяют создавать отчеты в режиме диалога с пользователем. С помощью мастеров можно сформировать источник данных для отчета, выбрать вид представления данных, определить поля для группировки, сортировки и подведения итогов, выбрать итоговые функции по группе, определить макет отчета и стиль оформления, а также задать имя отчета.

Конструктор отчетов является основным средством позволяющим создавать отчеты любой сложности вручную. Вид отчета и его содержание зависят от квалификации разработчика отчета.

Обычно для создания прототипа отчета используются автоматические средства создания отчетов или мастера, а уже в конструкторе отчетов вид отчета доводится до профессионального вида.

Работа с отчетами может происходить в трех режимах: в режиме Предварительный просмотр Предварительный просмотр, в режиме Образец Образец и в режиме Конструктор Конструктор.

Режим Предварительный просмотр предназначен для формирования отчета и вывода всех данных из источника записей на экран, режим Образец предназначен для быстрого формирования отчета на основе механической подстановки данных из нескольких записей источника данных (критерии выборки и сортировки игнорируются), режим Конструктор предназначен для создания и изменения структуры отчета. Для изменения режима работы с отчетом можно воспользоваться кнопкой Вид на панели инструментов Конструктор отчетов или аналогичной командой меню Вид.

3. Создание отчета в режиме Конструктор

Для создания отчета в режиме Конструктор необходимо выполнить следующие действия:

1. Настроить параметры страницы.

2. Выбрать или создать источник записей для отчета.

3. Определить уровни группировки и сортировки.

4. Разместить поля источника записей в отчете.

5. Добавить вычисляемые и свободные элементы управления.

6. Настроить свойства элементов управления и разделов отчета.

7. Отформатировать отчет с целью придания профессионального вида.

8. Сохранить отчет, задав имя.

3.1. Настройка параметров страницы отчета

Основное назначение отчета – вывод на печать информации из базы данных в форматированном виде (приближенном к бланку бумажного документа). Поэтому прежде чем конструировать отчет (размещать в отчете элементы управления) необходимо настроить параметры страницы отчета (выбрать принтер, определить размер листа и его ориентацию, установить размеры полей и т. п.).

При физическом отсутствии принтера необходимо установить принтер программно с помощью команды операционной системы Пуск | Настройка | Принтеры | Установка принтера.

Для настройки параметров страницы отчета необходимо выполнить команду Файл | Параметры страницы …. Диалоговое окно Параметры страницы представлено на рис.10.2.

вкладка Страница (а)вкладка Поля (б)

вкладка Страница (а)                                                вкладка Поля (б)

Рис.10.2. Диалоговое окно Параметры страницы

Параметры страницы настраиваются для каждого отчета.

Если существует возможность вывода отчетов на различные принтеры, то в диалоговом окне Параметры страницы на вкладке Страница можно выбрать необходимый тип принтера. Диалоговое окно Выбор принтера представлено на рис.10.3.

 Диалоговое окно Выбор принтера

Рис.10.3. Диалоговое окно Выбор принтера

От типа выбранного принтера зависят другие параметры страницы (см. рис.10.2): максимальный формат и размер бумаги, минимальные размеры полей, тип подачи бумаги.

От типа выбранного принтера и настройки его свойств зависит цветность отчета: вывод в цветном или черно-белом варианте.

3.2. Структура отчета

Структура отчета в режиме Конструктор представлена на рис.10.4. Любой отчет имеет следующие разделы:

заголовок отчета (выводится только на 1-м листе отчета (титульном листе) и может содержать наименование отчета, логотип фирмы, юридический адрес предприятия и т. п.);

верхний колонтитул (выводится в верхней части каждой страницы и может содержать заголовки, дату печати, номер страницы и т. п.);

область данных (предназначена для вывода полей из запроса или таблицы – источника записей для отчета);

нижний колонтитул (выводится в нижней части каждой страницы и может содержать заголовки, дату печати, номер страницы и т. п.);

примечание отчета (выводится только на последнем листе отчета и может содержать итоговые расчеты, выводы по отчету и т. п.).

Из всех перечисленных разделов обязательным является раздел – область данных.

Разделы заголовок отчета и примечание отчета отображаются/скрываются в окне Конструктора одновременно. Такой же принцип отображения/скрытия и у разделов верхний и нижний колонтитул (см. рис.10.4).

Новый отчет в режиме Конструктор

При группировке записей в окно Конструктора отчетов (см. рис.10.4) могут быть добавлены для каждой группы, а в отчетах можно определить до 10 уровней группировки и сортировки, независимо следующие разделы:

заголовок группы (выводится в начале каждой новой группы и может содержать поле, по которому проводится группировка);

примечание группы (выводится в конце каждой группы и может содержать итоговые значения по группе).

Высоту области любого раздела отчета можно изменять с помощью мыши, перетаскивая нижнюю часть раздела вверх или вниз.

Ширину отчета настраивают исходя из выбранного размера бумаги, ориентации листа и размеров печатных полей.

Пример определения ширины отчета для бумаги формата А4 представлен в таблице 10.1.

Таблица 10.1

Параметры

Ориентация листа

книжная

альбомная

Ширина листа (стандарт)

210 мм

297 мм

Высота листа (стандарт)

297 мм

210 мм

Левое поле (настройка)

20 мм

20 мм

Правое поле (настройка)

20 мм

20 мм

Ширина отчета (расчет)

210 – 20 – 20 = 170 мм

297 – 20 – 20 = 257 мм

Ширина отчета не должна превышать расчетного размера, т. к. информация, выводимая в отчете, будет разорвана на нескольких страницах.

Изменить ширину отчета можно с помощью мыши, перетаскивая правую границу отчета влево или вправо.

Также как и в форме, в любой раздел отчета можно вставлять различные элементы управления: присоединенные, вычисляемые и свободные. Выражения в вычисляемых полях отчета формируются по тем же правилам, что и для форм:

= [Цена] * [Количество]

= SUM([Стоимость]

= Фамилия & " " & Left(Имя; 1) & "."

С помощь элемента управления Подчиненная форма/отчет в главный отчет можно внедрять подчиненные отчеты.

Для каждого элемента управления, раздела и отчета в целом могут быть уточнены свойства.

Сформированный отчет Бланк заказа в режиме Конструктор и режиме Предварительный просмотр представлен на рис.10.5.

Отчет Бланк заказа в режиме Конструктор

Рис.10.5. Отчет Бланк заказа в режиме Конструктор (а) и в режиме Предварительный просмотр (б)

Окно свойств поля ПорядковыйНомер

Рис.10.6. Окно свойств поля ПорядковыйНомер

Для вывода каждой группы (бланка заказа) на отдельной странице необходимо установить в окне свойств раздела Примечание группы "КодЗаказа" на вкладке Макет значение свойства Конец страницы: После раздела (рис.10.7).

 Окно свойств раздела ПримечаниеГруппы1

Рис.10.5. Окно свойств раздела ПримечаниеГруппы1

3.3. Форматирование отчета

Одним из элементов окна Конструктора отчетов является панель инструментов Формат форма/отчет, содержащая кнопки и раскрывающиеся списки, облегчающие выбор параметров форматирования (цвета, шрифта, толщины линий, способа выравнивания и т. п.).

Под форматированием понимается и размещение элементов управления в разделах отчета, выравнивание элементов управления, изменение размеров элементов управления, установка интервалов между элементами управления. Для выполнения эти операций можно использовать мышь или воспользоваться командами меню Формат (Выровнять …, Размер …, Интервал по вертикали … и Интервал по горизонтали …).

Для более быстрого выполнения операций по форматированию отчета можно настроить панель инструментов Формат форма/отчет, скопировав на нее кнопки из меню Формат.

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить

По темам:

История Украины

Культурология

Высшая математика

Информатика

Охотоведение

Статистика

География

Военная наука

Английский язык

Генетика

Разное

Технологиеские темы

Украинский язык

Филология

Философия

Химия

Экология

Социология

Физическое воспитание

Растениевосдство

Педагогика

История

Психология

Религиоведение

Плодоводство

Экономические темы

Бухгалтерские темы

Маркетинг

Иностранные языки

Ветеринарная медицина

Технические темы

Землеустройство

Медицинские темы

Творчество

Лесное и парковое хозяйство

Агрономия

Преподавателям

Юридические темы

Google